Archief Prof. Dr. Web - E-mail Netiquette
Etiquette voor e-mail bestaat inderdaad. Die maakt deel uit van de Netiquette. Netiquette is een samentrekking van netwerk en etiquette: een verzameling van gedragsregels op het Internet. Die gedragsregels werden en worden bepaald, uitgevoerd en gecontroleerd door de Internet-gebruikers zelf. Veel van die regels hebben te maken met de technische aspecten van het Internet. In de wetenschap, bijvoorbeeld, dat alle Internet-gebruikers gebruik maken van 'dezelfde' verbinding, is het van belang die verbinding zo min mogelijk te belasten - omdat alles dan sneller gaat voor iedereen.
Dat merk je natuurlijk steeds minder naarmate het Internet sneller wordt. Maar in de grond geldt het nog steeds en omdat het aantal Internet-gebruikers nog steeds enorm groeit, blijft het voorlopig van dagelijks belang. Veel erger is het dat heel veel 'nieuwe' gebruikers van het Internet helemaal niet op de hoogte zijn van de Netiquette, en erg verbaasd staan te kijken als ze erop aangesproken worden door de 'oudere' gebruikers. Dat geldt niet alleen voor particulieren, maar ook voor bedrijven, die het Internet uiteraard zien als bruikbaar marketing-instrument. Daar is op zich niks mis mee, maar het Internet kent hele andere gedragscodes dan andere media, dus als je je daar als bedrijf niet bewust van bent kom je regelmatig voor vreemde en kostbare verrassingen te staan.
De netiquette voor e-mail is over het algemeen gelijk aan de etiquette die bij gewone brieven hoort, maar vanzelfsprekend zijn er uitzonderingen:
- E-mail is openbaar. In principe kan, met wat kunst- en vliegwerk, e-mail gelezen worden door anderen. Dat gebeurt vrijwel nooit omdat het enige moeite kost, maar juist in gevallen waar geheimhouding van belang is zal die moeite wel genomen worden door de tegenstander. E-mail is dus niet zo'n goed medium voor dat soort communicatie, tenzij het bericht met behulp van bijvoorbeeld PGP (Pretty Good Privacy, een encryptie-protocol) versleuteld wordt.
- E-mail is bedoeld voor snelle communicatie in kleine hoeveelheden. Hou dus de lengte van het bericht in de gaten. Probeer het te beperken tot één onderwerp dat in één oogopslag te lezen valt. Vermijd wel telegramstijl, maar voorkom waar mogelijk dat de ontvanger moet scrollen. Kort en bondig dus. Daarnaast is het versturen van berichten met grote attachments niet aan te raden. Daar is e-mail niet voor bedoeld en er zijn veel betere en snellere manieren om grote bestanden te versturen, zoals bijvoorbeeld DCC (een protocol voor het versturen van bestanden in chatkanalen), FTP (File Transfer Protocol, speciaal hiervoor bedoeld), en zelfs ICQ (een chatprogramma dat zijn eigen verzendmethode heeft). Kleinere attachments zijn natuurlijk geen probleem. De grens die hierbij gehanteerd wordt is normaliter 50 KB.
- E-mail kent een informeel karakter. Pas echter op dat je het niet te bont maakt in je tekst. Spreek de ontvanger dus aan zoals je dat ook per brief of gewoon in een gesprek zou doen.
- Wees karig met het gebruik van emoticons, oftewel smileys [:)] en andere tekens. Niet iedereen kan de emoticons even goed interpreteren.
- Wees spaarzaam met het gebruik van (populaire) afkortingen (acroniemen, in Internet-jargon) in je e-mail. Ook hier geldt weer dat de afkortingen niet even duidelijk zijn voor iedereen. Voorbeelden: ff (even), btw (by the way), bcnu (be seeing you) rotflmao (rolling on the floor laughing my ass off).
- Hoofdletters worden alleen daar gehanteerd waar ze bij schriftelijke correspondentie ook worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld aan het begin van een zin. In alle andere gevallen worden ze opgevat als schreeuwen. Dat geldt niet alleen voor e-mail, maar ook op IRC en NewsNet. Met name Internet-beginnelingen willen zich nog wel eens schuldig maken aan virtueel gekrijs. Het gevaar bestaat dat je daardoor niet serieus wordt genomen, en het komt onbeleefd over.
- Het komt wel eens voor dat je een bericht ontvangt dat niet voldoet aan de gebruikelijke fatsoensnormen. Ga niet verbaal in verweer, maar laat dergelijke berichten gewoon onbeantwoord.
- Als je bij het beantwoorden van een e-mail een tekst uit het oorspronkelijke bericht aanhaalt, laat dan alles weg wat niet direct met het antwoord te maken heeft. Dat zorgt er weer voor dat het bericht kleiner blijft. Daar wordt het een duidelijker bericht van, maar bovendien wordt daardoor het Internet sneller voor iedereen. Door de aangehaalde tekst te markeren, is de nieuwe tekst duidelijk van de oude passage te onderscheiden. Vermijd dus antwoord op antwoord op anwoord. Zorg er wel goed voor dat wat je laat staan duidelijk weergeeft waar het over ging, anders is het bericht onbegrijpelijk. De meest gebruikte manier om aan te halen is als volgt:
> Hoe laat kom je ongeveer?
Zo rond acht uur.
- Behandel kettingbrieven met de nodige argwaan, deleten is doorgaans de beste remedie. Ook is het veelal verstandig om zogenaamde 'ramp-berichten', met het verzoek om deze door te sturen naar zoveel mogelijk andere e-mail gebruikers, te negeren. Vrijwel zonder uitzondering gaat het hier om flauwe grappen die iedereen tijd en geld kosten, omdat ze de beschikbare bandbreedte op het Net nodeloos kleiner maken en de mailbox van de ontvanger vervuilen.
- Besteed zorg aan je onderwerp. In deze regel dient duidelijk aan te worden gegeven waar het bericht over gaat. Op grond van dit subject kan de ontvanger zien of het bericht direct moet worden gelezen of nog even kan blijven liggen.
- Wees spaarzaam in het forwarden (doorsturen) van berichten, of het sturen van kopietjes. Men vindt het vaak onbehoorlijk als een e-mail door wordt gestuurd naar een verzendlijst of nieuwsgroep, zonder dat daar vooraf permissie van de afzender is gevraagd. Het cc-veld is natuurlijk een fantastisch middel om 'tussen de regels door' een punt te maken, maar dat is een wapen waar met beleid mee moet worden omgesprongen.
- Laat regelmatig een virusscanner je systeem onderzoeken. De kans bestaat dat als je een bestand van een ander systeem hebt gedownload, er een virus is meegekomen. Dat kan via de e-mail weer verder verspreid worden. Dat risico is het grootst waar het gaat om .exe- (opstartbare) bestanden en Word documenten (.doc). Open _nooit_ een door onbekenden opgestuurd .exe-bestand, maar verwijder zo'n bericht onmiddellijk.
- Als je in je e-mail adres de naam van het bedrijf waar je werkt hebt staan, maak dan in berichten duidelijk of je je persoonlijke standpunt weergeeft, of dat van het bedrijf. Dit voorkomt pijnlijke misverstanden. Een alternatief is het gebruik van meerdere 'signatures' (handtekeningen): 1 voor zakelijke berichten, en 1 voor berichten op persoonlijke titel.
- Zorg ervoor dat je signature niet grof, seksistisch of ingewikkeld van aard is. Let er tevens op dat de gehele signature niet meer dan zes regels omvat.
- Verstuur je e-mail niet als HTML-document, maar als kale tekst. Anders stuur je een hoop overbodige onzin mee waar de meeste gebruikers niet op zitten te wachten (kleurtjes en plaatjes voor in de achtergrond, bijvoorbeeld).
- En tot slot: omdat niet iedereen over dezelfde (recente) e-mail software beschikt, dienen regels in een bericht niet meer dan 60 karakters lang te zijn. Dat houdt de tekst leesbaar voor elke ontvanger, ongeacht de gebruikte software. De maximale lengte van de regels is in veel e-mail programma's vast in te stellen.
|